一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成。微机的使用普遍后，每一位作者均要面临打字、排版的问题。
　　目前，不是很多用户对微机的使用掌握得很好，一篇3000-4000字的科研论文中涉及到了许许多多的计算机知识与技巧，恐怕没有几位作者能将所有问题均解决。而事实上不少论文的返修是针对论文的表现形式，有的涉及到计算机的应用，有的没有。本文结合Word软件的某些使用技巧来谈谈论文的形式表现。也许，经过一番精心的修饰之后，你的论文会受到编辑和评审人的青睐，这是本讲座的主要目的。

一、字体、字号、行距
　　作者手中文稿的字体、字号、行距，并不体现最终表现形式，而是为了取悦编委。（链接：论文发表流程）
　　字体：宋体、仿宋_GB2312、楷体_GB2312
　　字号：根据经验，建议小四号字
　　行距：各刊物要求不一样，有的要求为1.5倍行距，有的未作要求，建议21磅。
　　页面大小、边距根据Word文档的自定义即可。

二、文题
　　力求简明、醒目，反映出文章的主题。尽量使用关键词。中文文题一般以20个汉字以内为宜。

三、作者
　　作者姓名(修改稿时)在文题下按序排列，排序应在投稿时确定，在编排过程中不应再作更动；作者单位名称、邮政编码及通信作者姓名和Email地址脚注于同页左下方。外国作者的姓名及单位地址应使用其本国文字。作者应是：①参与选题和设计，或参与资料的分析和解释者；②起草或修改论文中关键性理论或其他主要内容者；③能对编辑部的修改意见进行核修，在学术界进行答辩，并最终同意该文发表者。以上3条均需具备。

四、脚注的插入法
　　修改稿件时，通知里常常要求加上作者单位名称、邮政编码及通信作者姓名和Email地址脚注于同页左下方。
　　①将光标置于作者（或文题）后---->②“插入”---->③“脚注和尾注”---->④“脚注”---->（⑤可选择符号）---->⑥“确定”---->⑦在当页的页尾出现脚注，此时可输入“[作者简介]”和“[基金项目]”等内容，字号为小五号。

五、关键词
　　论著类文章需标引2～5个关键词。标引关键词应主要标引文章所研究和讨论的重点内容，请尽量使用最新版美国国立医学图书馆编辑的《Index Medicus》中的医学主题词表(MeSH)内所列的主题词。关键词中的缩写词应按MeSH还原为全称，如“HBsAg”应标引为“乙型肝炎表面抗原”。每个英文关键词第一个字母应大写，各词汇之间应用分号“；”分隔。标引中文关键词须依照中国医学科学院医学信息研究所译制的《中文医学主题词表（CMeSH）》和中国中医研究院图书情报所的《中医药学主题词表》。如果最新版MeSH中尚无相应的词，处理办法有：①可选用直接相关的几个主题词进行组配；②可根据树状结构表选用最直接的上位主题词；③必要时，可采用习用的自由词并排列于最后。

六、医学名词
　　以1989年以来科学出版社出版的全国自然科学名词审定委员会(1997年更名为全国科学技术名词审定委员会)公布的《医学名词》（见附件：医学名词规范）和相关学科的名词为准。暂未审定公布者仍以人民卫生出版社编写的《英汉医学词汇》为准。简化字以国务院1986年10月5日公布的《简化字总表》的规定书写，通常可参考新版的《新华字典》。使用英文缩略语，需在首次出现时先注明中文全称，然后加括弧注英文全称及缩略语。中文药物名称应使用其化学名，必要时注商品名。

七、统计学符号
　　按国家标准GB3358—82《统计学名词及符号》的有关规定书写，常用者如下：① 样本的算术平均数 用英文小写表示(中位数仍用M)；②标准差用英文小写s；③标准误用英文小写s；④ t检验用英文小写；⑤F检验用英文大写；⑥卡方检验用希文小写χ2；⑦相关系数用英文小写r；⑧自由度用希文小写μ（纽）；⑨概率用英文大写P。以上符号均用斜体。

八、Word中平均值符号X-bar 的输入法
 　　在论文中常常出现，但是由于计算机语言库中并未存入这个符号，因此无论是键盘还是“插入”菜单里均无法直接输入，不少作者采用的是绘图法（即本文的第6种），但上下两部分很难对准，而且在编辑的过程中不方便，容易移位。现总结6种方法，供大家选用。

1.插入符号法
　　在小写的x前插入一个符号，即symbol(“插入”---->“符号”---->“字体选择”---->“symbol”---->  （注：在下划线_与alpha之间)中的右上角的一短横，问题就解决了。

效果：x    X
　　优点：最简单。
　　缺点：这种方法在前面引入了一个看似空格的东西（其实就是那个横线）处　理不掉，所以x与前面的字总有一点距离。大写的X显得横杠太短，解决办法是先设字体为四号，输入横杠，再改字体为五号，输入大写Ｘ。

2.公式编辑器法
　　“插入”---->“对象”---->“Microsoft 公式3.0”。或在word里选“视图”---->“工具栏”---->“自定义”---->“工具栏”---->“新建”,在“工具栏名称中”输入“公式”，确定。这时对话框旁边会出现一个标题为“公式”的灰色方块。在刚才的“自定义”对话框中选择“命令”---->“插入”---->“公式编辑器”。把“公式编辑器”的图标拖到标题为“公式”的灰色方块上，二者合二为一。把它再拖到word工具条上就可以随点随用了。

效果：   
　　优点：自动为斜体，最标准。
　　缺点：上下行间距会变大。默认的office安装没有它。你可以在控制面板里的“添加删除程序”中双击Microsoft Office，会弹出一个OFFICE的安装界面，然后选择“添加删除功能”，在“OFFICE工具”中将公式编辑器选为从本机运行就可以了。

3. 插入域（重叠）法
　　“插入”---->“域”---->“等式和公式”---->“EQ”---->“EQ o(sup5(－),sdo2(x))”---->“确定”。功能等同于下述4.

4. 插入域(方框)法
　　“插入”---->“域”---->“等式和公式”---->“EQ”---->“EQ xto(x)”---->“确定”。

效果：X   x
　　优点：不用安装公式编辑器。可以通过改变参数来改变横杠的高低。
　　缺点：上下行间距会变大。

5.合并字符法
　　“格式”---->“中文版式”---->“合并字符”：在中文输入界面下输入破折号，删去一半（破折号分为两部分的），输入大写X，点击确定。然后出现一个不好看的平均数，没关系。鼠标指上，单击右键，选“切换域代码”，然后删除域代码的括号内破折号后面的半个空格和X前面的半个空格，然后再“切换域代码”，放大字体直到合适为止。

效果：—X   —x
　　优点：够用。
　　缺点：上下行间距会变大。

6.绘图法
　　在X上方用绘图的方法划一直线，选择合适粗细就行。

效果：
x          X
　　优点：最容易学。
　　缺点：长短、位置不易掌握。横杠不随X移动。应对策略：选中横杠，用CTRL+箭头可以随意移动它的位置，比直接用鼠标拖动更容易调节。
（注：以上均为宋体5号）

九、表格的制作与表格线条的虚化/隐藏
　　医学论文中所采用的表格法定为三线表
　　一般作者只会使用绘图工具中的划线法
　　缺点：不稳定，在编辑过程中会走样
　　解决办法：①制表（分两种：“表格与方框”及“插入表格”）；②“表格与方框”工具栏中选用虚化工具。
　　优点：稳定，不受编辑排版的影响，无论是拷贝、改变字体、字号还是调整行距，总体框架都不会，表格内文字不会溢出表外。

十、上下标
　　适应范围：文献标注，平方值（X2），化学符号（32P），简写或代码（L5），单位（mg•L-1）。
　　选定目标字符---->“格式”---->“字体”---->点击“上标”或“下标”前的方框---->“确定”

十一、计量单位
　　采用国务院1984年2月颁布的《中华人民共和国法定计量单位》及，并以单位符号表示，计量单位与单位符号按1991年中华医学会编辑出版部编辑的《法定计量单位在医学上的应用》一书。单位符号中表示相除的斜线不能多于1条，后者可采用负指数幂的形式表示，如ng/kg/d应采用ng•kg-1•d-1表示。用吸光度(A)代替“光密度(OD)”，A为斜体字。在叙述中，应采用法定计量单位数值，不常用的计量单位，在首次出现时注出新旧单位的换算系数。人体血药浓度测定，同人体其它检测值一样以升(L)为基础单位中的含量，不用ml或dl。血压计量单位恢复使用“mm Hg”，但每篇文章中首次使用时应注明与kPa的换算系数。

十二、数字
　　按《关于出版物上数字用法的试行规定》处理。公历世纪、年代、年、月、日、时刻和计数、计量（包括正负整数、分数、小数、百分比及约数）均用阿拉伯数字。年份不可简写，如1996年不要写成96年。小数点前或后若超过4位数字时，实行三位分节法，例如：“1,309.476,5”应写成“1 309.476 5”。但年份、页数、部队番号、仪表型号、标准号不用三位分节法。

十三、Word文档中“（）”的后半部分易变成“=”
　　最常见的是输入统计值（P＜0.05＝时，当你把括号及内容输完后，再输入别的内容或回车时后半括号“）”马上就变成了“=”，常常让人火冒三丈，又苦于无计可施。

解决方法：
　　“工具”---->“自动更正”选项---->“键入时自动套用格式”---->把“匹配括号”去掉不选。

十四、清除网络格式
　　在论文书写过程中，难免有拷贝的需要
　　网络文本的特点是自然段之间有特定的间隔，拷贝到Word文档后不能自动消失，行距无法一致，与原有文档格格不入。
　　解决方法：选定---->“清除格式”或“正文”---->调整行距
　　效果：清除格式后，所拷贝的文字与键盘输入的文字在格式上没有任何区别了，毁灭了“抄袭”的证据。

十五、参考文献
　　1、参考文献格式
（见附件：中国GB文后参考文献著录规则）
必须以作者亲自阅读过的近年主要文献为限，并由作者对照原文核定。参考文献的编号按照国标GB 7714—87采用在正文中首次出现的先后顺序连续排列于文后。正文中一律用阿拉伯数字(加方括号置右上角)表示。内部刊物及资料等请勿作文献引用。文献书写格式举例如下：
　　［期刊］序号 作者(3位及3位以内全部写出，每个姓名间加逗号；3位以上时只写前3位作者，后加“，等”；西文作者姓在前，名缩写在后). 文题. 刊名［中文期刊用全名，西文按《医学文献索引》(Index Medicus)格式缩写］，年份，卷：起页-迄页.例如：
　　1　屠规益.喉癌外科治疗的重点转移.中华耳鼻咽喉科杂志，1994,29:323-326.
　　2　You CH, Lee KY, Chey WY, et al. Electrogastrographic study of patients with unexplained nausea, bloating and vomiting. Gastroenterology, 1980,79:311-315.
［书籍］ 序号 作者.书名.卷(册)次.版次(第1版可省略).出版地:出版者，年份.起页-迄页.
　　或：序号 作者.文题.见：主编者，主编.书名.卷(册)次.版次.出版地：出版者，年份.起页-迄页.如：
　　1 张羲易.耳鼻咽喉科疾病与治疗.成都：四川人民出版社，1981.1-20.
　　2 曾宪九.抗菌术与无菌术.见：黄家驷，吴阶平，主编.外科学.上册.北京：人民卫生出版社，1979.8-11.

2、参考文献管理
　　写论文时，参考文献的引用是一件很麻烦的事，每个杂志要求的文献格式是不一样的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和顺序等都不同。根据排列顺序，主要分为两种：一是按插入顺序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章内容如果要改动（包括移动、插入或删除），对参考文献在最后的排序影响不大，编号也好改。但如果是按插入顺序排序（国内的绝大部分杂志和国外的许多杂志都是这样的），则文章如有改动，参考文献的增删和重新排序的工作就会变得很烦琐，而且容易出错。有的编辑对这方面的要求很严格，把参考文献的格式作为笔者是否认真的一个重要衡量标准。所以，参考文献是我们写论文时不容忽视的一个环节。
有一个很出名的软件Reference manager是专门用来管理参考文献的，它功能很强大，能对文献进行二次检索、管理，与Word结合还可完成论文中参考文献的插入，相信很多高手都用它解决了参考文献的插入问题。但这个软件不是免费的，而且对于一些不是很高手的人来说，把RM的功能都开发出来也不是件容易的事。
其实只要简单地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解决按插入顺序排序的论文中参考文献的排序问题。方法如下（以Word2000为例）：
　　① 光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”。如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。
　　② 确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。
　　③ 将文章最后的上标“1”的格式改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变），再在它后面输入所插入的参考文献（格式按杂志要求来慢慢输，没有什么办法简化）。
　　④ 对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。
　　⑤ 在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。
　　⑥ 所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图里才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。
　　⑦ 切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现尾注的编辑栏。在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
　　⑧ 再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
　　⑨ 切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献会自动消失。
参考文献越多，这种方法的优势就体现的越大。尤其是在写毕业论文的时候，用这个方法分节插入参考文献是很理想的。

十六、两端对齐与居中
　　千万不可使用敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。