五邑中〔2018〕51号
关于印发《江门市五邑中医院经济
合同管理规定》的通知
各科室、部门：
为加强我院经济合同管理工作，完善医院内部控制制度，规范医院经济行为，防范各类财务风险，经院领导办公会议研究同意，现将《江门市五邑中医院经济合同管理规定》印发给你们，请遵照执行。
附件：1.法定代表人授权委托书
2.医院经济合同审查会签表
3.相关合同管理表格(供参考)
4.医院经济合同管理流程图
江门市五邑中医院
2018年5月29日
江门市五邑中医院经济合同管理规定
第一章 总 则
第一条 为加强经济合同管理工作，明确相关管理部门的职责与权限，规范医院经济行为，维护医院合法权益，防范各类财务风险，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》等相关法律法规，结合医院工作实际，特制定本规定。
第二条 医院对外签订的各类经济合同一律适用于本规定。包括基建工程合同、设备耗材采购合同、信息管理系统采购合同、物资采购合同、网络工程合同、维修维保合同、保安保洁合同、租赁合同、经营合同、托收合同、借贷资金合同、资产转让合同、体检合同、人事合同、科研合同等。
第三条 医院对外签订经济合同，实行法定代表人委托管理、授权审批管理、审查会签管理、履行监控管理和合同归口管理等全环节流程管理。
第四条 医院经济合同的责任管理部门主要包括主办职能部门、计财科、医院办公室、内审科、纪检监察室以及其它相关职能科室，各责任部门应建立沟通协调机制，各司其职，共同做好合同的拟定、执行、保管和监督等管理工作。
第五条 医院经济合同管理是完善单位内部控制的重要环节，应实行严格的终身责任追究制度，坚持“谁牵头、谁负责”、“谁审查、谁负责”、“谁签订、谁负责”的原则，违反本规定导致医院经济利益受损的，必须追究相关人员的经济责任，同时视情节轻重，追究其党纪政纪责任，构成犯罪的，移交司法机关依法处理。
第六条 纳入集中采购范围的药品、耗材采购合同，不在本规定调整，按相关法律法规和政策文件执行，采购合同由主办职能科室自行建档保管，内审科和纪检监察室每年至少开展一次合同内部审计以及廉政情况监督。
第七条 合同总金额符合社会招标投标、政府采购条件或医院采购管理办法的经济事项，要严格履行相关招标或采购程序，按照国家、地方政府、医院的相关政策要求，结合本规定实施合同管理。
第八条 经济合同的签名人、履约人和保管人对合同的签订和履行负有保密责任，未经医院批准，不得向第三方泄露合同信息。
第二章 合同的订立
第九条 医院签订经济合同，必须遵守国家的法律法规以及相关规定，贯彻“平等自愿、协商一致、诚实信用”的原则。
第十条 医院与外单位发生经济活动，尽可能以书面形式签订经济合同，以明确双方的权利和义务，尤其是纳入预算计划的采购业务、专项管理业务、长期合作业务等经济事项。
第十一条 合同总金额不足人民币1万元的零星采购业务和简单经济业务，或合同总金额在人民币5万元及以下的临时的、应急的采购业务和维修维保业务(且业务往来时签订合同困难的)，可暂不纳入合同管理，但需严格按照医院采购管理办法规定的审批流程执行。
第十二条 任何部门或个人不得将应进行合同管理的经济事项化整为零或者以其他任何方式规避监管。
第十三条 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件。有紧急情况或在特殊条件限制外，可以采取数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)，但紧急情况消除后，双方应补签确认数据电文内容的文书。
第十四条 代表医院对外签订经济合同的必须是医院法定代表人，特殊情况下由法定代表人书面授权委托分管院长代理签订，其他任何部门或未经授权的个人均无权代表医院擅自签订。
第十五条 委托代理人代表医院法定代表人签订经济合同，必须取得医院法定代表人签发并加盖公章的《法定代表人授权委托书》(见附件1)，委托书原则上实行“一事(合同)一授权”，代理人必须在授权范围内行使代理权，在合同签定后，代理权限即自行终止。若医院法定代表人认为有必要集中授权的，可由医院法定代表人在委托事项或委托内容中注明。
第十六条 合同总金额超过人民币10万元及以上的经济事项，应经院领导办公会议、党委会集体讨论，必要时征求医院法律顾问的专业意见，对合同条款达成统一意见并形成正式合同后，由医院法定代表人签名并加盖公章。
第十七条 在签订经济合同之前，主办职能部门应当加强对合同相对方的资质审查，确保所签合同合法有效，降低潜在的经济风险，重点包括：
1、对合同相对方的主体资格审查，包括企业名称、地址、营业执照、行政许可证等;
2、对合同相对方的资信状况审查，包括财务状况、履约能力、商业信誉等;
3、对合同相对方承办人员资格审查，包括法定代表人的身份证明书、委托代理人的签约权限、身份证等;
4、以上相关纸质证明资料应备份留存，包括对方营业执照复印件(需在复印件加盖公章)、法定代表人身份证复印件、银行账号，有代理人的，还需提供授权委托书和代理人身份证复印件等;
5、主体资格及信用的审查方式可登陆《全国企业信用信息公示系统》查询，已被列入严重违法失信黑名单的企业或具有重大不良记录的企业原则上不具备合作资格。
第十八条 经济合同由主办职能部门负责起草拟定，合同内容对双方当事人权利、义务的规定必须明确、完整和具体，文字表达要清楚、准确，应包含以下内容：
1、合同首部：合同双方的全称、合同的签约时间、签约地点。
2、合同正文：①合同标的物：②合同标的物的数量和质量：③合同的履约期限、履约方式和地点;④合同标的物的验收方法、验收标准和质量保证;⑤合同价款的计算标准、结算方法和支付期限，需重点明确相关税费的承担主体：⑥违约责任;⑦合同的担保;⑧合同的解释、保密条款、解决争议的方式;⑨合同执行联系人或项目联系人的联系电话等。
3、合同结尾：①双方公章或合同专用章，严禁使用部门公章;②合同的有效期限;③各方法定代表人或委托代表人的签字盖章。
4、合同结算方式：合同价款必须通过银行汇款(含转账、汇票、托收等)的方式结算，不允许以现金形式支付，合同文本上应详细真实注明合同对方的单位名称、银行账号、地址、联系人等重要信息。
5、合同管辖的约定：原则上由医院所在地的人民法院管辖，法律另有规定的除外。
第十九条 需要询价或议价的经济合同谈判应由主办职能部门负责人和业务经办人员共同参加，不得一人单独与对方洽谈，谈判的重要事项需通过询价议价表(见附表3)等详细记录，建立严格的责任追究制度。
第二十条 对于影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂的合同，应组织法律、技术、财会等人员参与谈判，必要时可聘请外部专家。
第二十一条 由合同相对方起草拟定的经济合同，主办职能部门应认真审查，确保合同内容准确反映医院的要求和谈判达成的一致意见。
第二十二条 任何人对外签订合同，必须以维护医院的合法权益为宗旨，决不允许假公济私、谋取私利，损害医院经济利益的依法追究经济责任。有下列情形之一，签订的合同为无效合同：
1、以欺诈、胁迫的手段签订合同，
2、恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益;
3、以合法形式掩盖非法目的;
4、损害社会公共利益;
5、违反法律、行政法规的强制性规定。
第三章 合同的审签
第二十三条 主办职能部门拟定的经济合同，必须严格执行合同审核会签程序，方能正式签订。
第二十四条 医院合同的审核采用书面会签的方式，主办职能部门对送审材料的真实性和完整性负责，送审的材料主要包括合同文本和相关法律文书、采购文件和中标通知书、其他相关情况说明等重要资料。
第二十五条 主办职能部门负责把拟定的合同分送计财科、内审科、相关职能科室、法律顾问等部门进行会审，组织完成《经济合同审批会签表》(见附件2)，各级审批部门应对经济合同内容进行全面、详细审核，注明具体意见，并对相关审查内容负责。各部门的审查重点如下：
1、主办职能部门重点审查合同的业务、技术条款等内容的齐全性、准确性和有利性;
2、计财科重点审查对方银行信息的真实性、合同资金和预算额度的合理性、合同付款方式的可行性，必要时审查合同项目的效益性;
3、内审科重点审查合同内容的合法性和合规性，审核合同文本条款的规范性和完整性;
4、涉及重大事项的合同，须经医院法律顾问审核重要的合同条款，并注明意见或建议;
5、涉及专业技术事项，还需相关临床或职能科室加注专业意见。
第二十六条 根据各部门会审意见修改完善后的经济合同，由主办职能部门连同《经济合同审批会签表》报送至分管院长及法定代表人逐级签批。
第二十七条 合同会签程序全部完成后，由主办职能部门将审批后的合同交相对方，原则上先提请合同相对方签名盖章后，再呈报院领导签名盖章，最后送医院办公室加盖医院公章，合同正式成立。
第二十八条 医院办公室确保合同签订的授权、会审制度均执行到位方可加盖印章，多页合同需加盖骑缝章，严禁在空白的经济合同上加盖公章。
第二十九条 签署生效的经济合同，医院至少应持两份正本原件，一份由医院办公室交档案室归档保存，另一份由业务科室留存。同时业务科室需准备两份原件复印件，一份送计财科办理结算，另一份送内审科备案。
第三十条 法律法规、上级行政部门规定应办理批准或登记手续的经济合同，合同成立后由业务经办部门及时按规定办理。
第四章 合同的履行
第三十二条 经济合同签订后，即具有法律约束力，一切与合同相关的部门必须严格执行合同所规定的义务，确保合同的全面有效履行。
第三十三条 主办职能部门应建立合同履行信息管理台账(可参考附件3)，按时间记录并掌控合同履行的进展状态，督促合同相对方积极执行合同，加强对合同执行效果的检查、分析和验收。若合同经办人有变更，需做好台账交接手续。
第三十四条 计财科应安排人员专职负责经济合同的结算管理工作，根据合同的履约期限和方式制作合同履行进度表(可参考附件3)，并按医院的支出业务流程办理合同收付款，同时必须在临近合同结算以及履约期限(建议三个月内)对相关主办职能部门进行提示。
第三十五条 合同经办人员负责收集发票、交货凭证、验收凭证等资料，并提交计财科按规定办理合同价款结算，未按合同条款履约或无书面合同依据的，计财科有权拒绝付款。
第三十六条 合同履行完毕的标准，应以合同的约定或法律规定为准，没有合同约定或法律规定的，一般应以货、款当场交清，工程竣工并验收合格、无遗留交涉手续为准。
第三十七条 在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务，对账单上应让合同相对方经办人签名及加盖公章或合同专用章。
第三十八条 计财科和主办职能部门均对合同的履行情况有动态监控的责任，发现对方不履行合同或出现违约现象，应立即向相关领导汇报，及时采取措施将合同损失降到最低。因监控不力造成经济损失的，计财科需承担主要责任，主办职能部门负次要责任。
第三十九条 在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，及时以书面形式通知对方，并上报相关领导：
1、经营状况严重恶化;
2、转移财产，抽逃资金，以逃避债务;
3、丧失商业信誉;
4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
第四十条 医院将逐步建立合同电子信息化管理系统，实行授权、审批、审查、监控等全过程跟踪管理，在具体细则出台前，按上述规定执行。
第五章 合同的变更、解除
第四十一条 在经济合同履行过程中，若发生合同难以履行情况，相关部门应先尽努力克服，尽力保障合同的持续履行。
第四十二条 合同不能履行或难以履行而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方进行协商。
第四十三条 对方单位提出变更、解除合同原则上不得同意，确需变更、解除合同的，应依法充分保障医院的合法权益。
第四十四条 变更、解除经济合同，必须符合《合同法》的规定，并应在医院内办理，办理手续按本办法规定的审批权限和程序执行。
第四十五条 变更、解除经济合同的协议，一律采用书面形式，口头形式一律无效。
第四十六条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第四十七条 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行，但特殊情况经双方一致同意的例外，合同变更或解除后应及时书面通知相关科室。
第四十八条 需经上报主管机关批准或备案的合同，在签定变更、解除协议前，应先报原机关批准或备案。
第四十九条 任何人员以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
第六章 合同的纠纷处理
第五十条 在履行经济合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在法律规定时效内与对方当事人协商。
第五十一条 经济合同纠纷由业务主管部门和法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及多个部门的，各部门应加强沟通联系，积极应对，做好善后工作，不相互推诿，不相互指责。
第五十二条 在合同纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。
第五十三条 处理合同纠纷的原则是：
①坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没有明确规定的，以国家政策或合同条款为准。
②以双方协商解决为基本办法，维护双方合法权益，互谅互让，达成协议。
③因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，维护医院的合法权益;因我方责任引起的纠纷，应实事求是地承担责任，并尽量采取补救措施，减少损失;因双方责任引起的纠纷，应分清责任，合情合理解决。
第五十四条 经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应当签订书面补充协议，补充协议应按合同审批程序办理，并由双方代表签字并加盖双方公章或合同专用章。
第五十五条 经济合同纠纷经协商不能达成一致意见的 ，根据实际情况，由主办职能部门邀请法律顾问协助，经院领导同意，选择仲裁或诉讼的方式解决。
第五十六条 凡由法律顾问处理的合同纠纷，相关部门必须主动配合，提供相关证据材料。
第五十七条 对双方已经签订的补充协议书、法院或仲裁机构的调解书、裁决书等，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门安排专人负责该文书内容的履行情况。
第五十八条 对方当事人在规定期限届满时没有履行上述文书中规定的，经办人应及时向主管领导汇报。
第五十九条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、裁决书，可由法律顾问协助向人民法院申请执行。
第六十条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知相关部门，并将有关资料汇总、归档，以备查考。
第七章 合同的归口管理
第六十一条 医院合同的归口管理部门是医院办公室(档案室)，医院办公室应对经济合同进行统一分类和连续编号，统一加盖印章，并及时整理归档。
第六十二条 医院办公室负责“法定代表人授权委托书”、“合同审查会签表”等重要流程单据的发放、回收与分派工作，并根据医院法定代表人的决定，办理出具授权委托事宜。
第六十三条 医院合同存档的重要材料包括：合同文本以及相关法律文书;采购文件以及中标通知书;法人委托书以及合同审查会签表;领导班子集体谈论记录;合同签订前期及履约过程中的相关会议、考察及询价议价记录;一切与合同事项相关的其他资料。主办职能部门移交时档案室需认真填写合同资料移交清单(可参考附件3)以备查。
第六十四条 非合同管理部门借阅经济合同，应取得主管领导的审批同意，以防工作秘密泄露。
第八章 合同的监督考核
第六十五条 对医院已签订的经济合同，审计部门应定期或不定期开展检查工作，重点检查合同履行过程的时效性和合规性。。
第六十六条 医院纪检监察室负责对合同拟定、审查和执行等过程中的廉政情况、职务犯罪预防情况进行日常监督，及时受理违反合同管理规定和程序的投诉举报，并依据相关规定进行调查核实。
第六十七条 医院根据需要可聘请具有相关资质的第三方审计机构对预算执行、合同签订、资金支付等相关情况进行专项审计。
第六十八条 对在合同签订、履行过程或纠纷处理中发现重大问题，积极采取补救措施，避免医院经受重大经济损失的，予以适当奖励。
第六十九条 在合同管理过程中出现下列情况之一，给医院造成损失的，医院将依法追究相关人员责任：
1、未经授权批准或超越职权签订合同;
2、为他人提供盖章的空白合同，授权委托书;
3、应当签订书面合同而未签订书面合同;
4、因工作过失致使医院被诈骗;
5、履行合同未经对方当事人确认;
6、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结，从而贻误时机;
7、其他违反法律法规及医院相关制度。
第九章 附则
第七十条 本规定由计财科、内审科及医院办公室负责解释。
第七十一条 本规定自2018年6月1日起执行。
